Z tego artykułu dowiesz się:
- Kto jest zobowiązany wdrożyć procedury ochrony sygnalistów?
- Jakie prawa przysługują sygnalistom?
- Jakie kroki należy podjąć, aby wdrożyć procedurę ochrony sygnalistów?
- Jak zorganizować proces zgłaszania naruszeń?
1 stycznia 2025 roku wejdą w życie przepisy Ustawy o ochronie sygnalistów, która zobowiązuje firmy do wdrożenia wewnętrznego systemu zgłaszania naruszeń. Choć pierwotnie planowano, aby przepisy zaczęły obowiązywać już 25 września 2024 roku, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zmieniło termin, dając firmom dodatkowy czas na przygotowanie. Od nowego roku firmy, które nie wdrożą odpowiednich procedur, będą podlegały sankcjom. Ta zmiana wywołuje kontrowersje wśród ekspertów prawnych, którzy obawiają się, że opóźnienie może rodzić trudności przy wdrażaniu nowych obowiązków.
Kto musi wdrożyć procedury ochrony sygnalistów?
Zgodnie z ustawą, obowiązek ten spoczywa na:
- Firmach prywatnych, które zatrudniają co najmniej 50 osób (według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku). Do tej liczby wliczają się pracownicy na pełen etat, jak również osoby pracujące na innej podstawie niż umowa o pracę, w tym osoby na umowach zlecenia, w modelu B2B, prokurenci oraz stażyści.
- Podmiotach prawnych działających w obszarach takich jak usługi finansowe, przeciwdziałanie praniu pieniędzy, transport, ochrona środowiska, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników. Są to m.in. biura rachunkowe czy doradcy podatkowi.
- Jednostkach publicznych, z wyjątkiem tych organizacyjnych gmin lub powiatów liczących mniej niż 10 000 mieszkańców.
Zastanawiasz się, jak uporządkować zarządzanie finansami w Twojej firmie?
Jeżeli tak, to z chęcią podpowiemy możliwe rozwiązania podczas darmowej konsultacji. Możesz ją zamówić za pomocą poniższego przycisku.
Ochrona sygnalistów
Jednym z kluczowych elementów Ustawy o ochronie sygnalistów jest art. 4 ust. 2, który zapewnia ochronę osobom zgłaszającym naruszenia prawa, nawet przed formalnym nawiązaniem stosunku pracy lub po jego zakończeniu. Sygnalistami mogą być więc nie tylko obecni pracownicy, ale także kandydaci do pracy oraz osoby, które zakończyły współpracę z danym podmiotem.
Kroki do wdrożenia procedury
Aby firma spełniła wymagania ustawy, konieczne jest przeprowadzenie kilku kluczowych działań:
- Opracowanie procedury zgłaszania naruszeń – musi być to dokument jasno opisujący, w jaki sposób można zgłaszać nieprawidłowości.
- Konsultacje z zespołem – w przypadku obecności związków zawodowych, konieczne jest przeprowadzenie konsultacji.
- Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej – firma powinna wyznaczyć osobę lub zewnętrzny podmiot (np. kancelarię prawną) odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń oraz podejmowanie działań.
- Zapoznanie zespołu z procedurą – po wprowadzeniu procedury, należy poinformować o niej pracowników i zapewnić łatwy dostęp do dokumentacji.
- Po upływie siedmiu dni od udostępnienia procedury, zaczyna ona obowiązywać w firmie.
Jak zorganizować proces zgłaszania?
Proces zgłaszania naruszeń powinien być zorganizowany w sposób umożliwiający łatwe i bezpieczne przekazywanie informacji o nieprawidłowościach. Oto przykładowy przebieg:
- Zgłoszenie przez sygnalistę – sygnalista wypełnia ankietę, która może być przekazywana w firmie osobiście lub za pomocą specjalnych aplikacji.
- Powiadomienie osoby odpowiedzialnej – wyznaczona osoba otrzymuje powiadomienie o wpłynięciu zgłoszenia.
- Dialog z sygnalistą – osoba obsługująca zgłoszenie nawiązuje kontakt z sygnalistą, aby uzyskać dodatkowe informacje.
- Analiza sprawy – zespół powołany do rozpatrywania zgłoszeń analizuje sprawę i podejmuje odpowiednie kroki.
- Wewnętrzne dochodzenie – jeśli zachodzi taka potrzeba, przeprowadzane jest wewnętrzne dochodzenie, mające na celu wyjaśnienie naruszenia.
Podobnie jak w przypadku wdrożenia RODO czy procedur AML, również przepisy dotyczące ochrony sygnalistów mogą początkowo wydawać się złożone i budzić pewne obawy. Z czasem jednak wiele kwestii powinno stać się bardziej zrozumiałych, a firmy, które przygotują się odpowiednio, będą mogły wprowadzić wymagane procedury bez większych trudności. Warto podejść do tego procesu z należytą starannością, aby spełnić wymogi prawne i zapewnić ochronę zarówno firmie, jak i sygnalistom.
