Skip links

Jak zarządzać finansami w małej firmie. Kilka dobrych rad od Jakuba Jeziornego COO w Grupie Qpony.

Poprosiliśmy Jakuba Jeziornego o podzielenie się z nami kilkoma radami, jak zarządza finansami w tak świetnie rosnącej spółce jak Qpony. Grupa, którą zarządza Jakub, została nagrodzona w ostatnim rankingu Deloitte fast 500 EMEA.

Wpis pierwotnie pojawiła się na grupie Facebook’owej “Biznes to liczby” , przestrzeni stworzonej przez Value Finance dla przedsiębiorców aby mogli wymieniać się wiedzą o finansach w swojej firmie. Przepisaliśmy go praktycznie w oryginale. Dobrej lektury!

Cześć, Jakub Domeracki poprosił mnie o moje refleksje na temat zarządzania o zarządzaniu finansami w start-upie na bazie naszych doświadczeń w Qponach, więc oto kilka moich spostrzeżeń – z disclaimerem, że to, co działa u nas, nie musi działać u Ciebie. Do rzeczy:

Zarządzanie finansami do poziomu kilku milionów rocznie w przychodach to nie jest nauka o lotach kosmicznych, bardziej podstawy BHP. Jeśli odpuścisz wykonywanie kilku podstawowych czynności narażasz się na duże ryzyko – zupełnie niepotrzebnie.

Jeśli będziesz o nich pamiętać, mniej problemów Cię zaskoczy i będziesz miał pod ręką więcej opcji, kiedy sprawy przyjmą trochę gorszy obrót.

W Qponach zaczęliśmy systematycznie i z dyscypliną podchodzić do finansów dopiero w momencie kryzysu kilka lat temu, kiedy „nagle” okazało się, że mamy za mało pieniędzy, żeby zapłacić zespołowi i trzeba było bardzo szybko reagować. Do dziś trzymamy się wypracowanego wtedy flow.

Zestawienie kosztów. To pierwsza i chyba najważniejsza rzecz jaką powinieneś dla siebie zrobić.

Dla całego okresu (roku, kwartału, miesiąca, półrocza), sprawdź pozycja po pozycji każde jedno zejście z rachunku bankowego. To ważne, żebyś sprawdzał wypływy pieniędzy z poziomu banku, a nie faktur – te mogą się gdzieś zagubić a część usług zza granicy nie wystawia faktur w ogóle. Każdą z tych pozycji przyporządkuj do miesiąca, nadaj kategorię (czynsz, wyjazdy, kampania w social media, płace, zachcianki zarządu) i przypisz do funkcji w organizacji (sprzedaż, marketing, HR itd.). Zawsze znajdziesz pozycje, które są jawnie bez sensu, wydatki, które eskalowały bez niczyjej kontroli i „inwestycje”, których efektywność jest co najmniej wątpliwa. Przy okazji lepiej zrozumiesz koszty dla każdego zespołu/funkcji organizacji, więc łatwo będziesz mógł policzyć ich efektywność w stosunku do przychodu lub profitu. Lubiłem mieć takie zestawienia w odrębnym arkuszu i powtarzać analizę przynajmniej raz na pół roku – za każdym razem dowiadywałem się czegoś nowego i znajdowałem łatwe do wycięcia koszty. Obecnie ćwiczymy analizę kosztów co miesiąc.

Cashflowism. Gotówka, którą masz na koncie jest najważniejsza.

Jak ją masz to masz wiele opcji, jak nie – zaczyna się agonia i walka o każdy oddech. Nie przejmowaliśmy się nigdy za bardzo wynikiem RZiSowym, EBIDTą ani zyskiem brutto, ale zawsze interesowało nas to, w jaki sposób aktywność nasza i naszego otoczenia wpływa na stan rachunku bankowego. „Kesz jest królem” to fundamentalny aksjomat dla naszego myślenia o zarządzaniu finansami. Dążymy do stanu, w którym na koncie wciąż odkłada się nowa gotówka.

Co tydzień mamy krótkie spotkanie, które nazywamy „Zobowiązaniami”, na którym planujemy na najbliższe dwa tygodnie wszystkie wpływy na- i zejścia z konta. Operacyjnie to najważniejsze spotkanie dotyczące finansów: tu podejmujemy krótkoterminowe decyzje o tym, ile gotówki zrzucimy a ile powinniśmy pozyskać. Przeglądamy terminy i wysokość faktur, analizujemy przeterminowane należności i sprawdzamy, gdzie i o ile się pomyliliśmy w planowaniu poprzedniego tygodnia. Zadanie polega na tym, żeby zaplanować i przewidzieć stan konta za 7 i 14 dni. To w tym momencie mówimy sobie: „Sprawy idą dobrze, na koncie mamy dużo kasy i wciąż dokładamy nowe złotówki” albo „wygląda na to, że za szybko tracimy pieniądze, musimy ograniczyć wydatki”.

Niemal wszystko da się renegocjować. Ofertę na kredyt obrotowy, terminy płatności faktur, formę rozliczeń. To, że ktoś zapisał prawniczym żargonem kawałek papieru, a nawet to, że go podpisałeś, nie oznacza jeszcze, że nie powinieneś próbować ustalić lepszych warunków.

Jeśli masz problem z niekorzystnymi terminem płatności dla podwykonawcy albo z ociągającym się klientem – dzwoń i rozmawiaj o warunkach współpracy. Zdziwisz się jak często, jeśli tylko sensownie i szczerze przedstawisz sprawę, partner zgodzi się na lepsze dla Ciebie rozwiązania.

„Jak pieniądze leżą na koncie to nie pracują, musisz ciągle inwestować i testować!” to najgłupsza rada o finansach, jaką dostałem. Chcesz mieć na koncie mnóstwo gotówki, a przynajmniej tyle, żeby firma mogła działać przez kilka miesięcy nawet bez żadnych przychodów. To podstawowy cel finansowy dla każdej organizacji, przynajmniej moim zdaniem. Dopiero nadwyżki przeznaczaj na skalowanie czy nowe inicjatywy.

Jeśli masz okazję na to, żeby osiągnąć dodatni bilans keszowy – zrób to. Bez względu na to, czy oznacza to cięcie kosztów, konieczność wiszenia na słuchawce przez 18 godzin na dobę, czy jedno i drugie.

Windykuj. Przeterminowane należności możesz i powinieneś miękko i uprzejmie windykować. Nie obawiaj się gniewu klientów, ani tego, że nie zrobią już z Tobą następnego deal’a. Bardzo często powody opóźnień w płatnościach są banalne i wystarczy grzecznie się przypomnieć, żeby dostać przelew. Także w trudniejszych przypadkach zazwyczaj wystarczy, że pozwolisz partnerowi wyjść z sytuacji z twarzą. Ale jak trzeba sięgnąć po przedsądowe czy sądowe środki – nie wahaj się.

Ważny, chyba niedoceniany tip: podziel się odpowiedzialnością za finanse. Nie musisz od razu robić turkusów i komunikować każdego szczegółu do całego zespołu, ale wybierz jedną czy dwie osoby, które pomogą Ci w przygotowaniu zestawień i analiz, wykonywaniu przelewów i podejmowaniu decyzji co płacić teraz, co później, a co renegocjować. Raz, że będziesz miał mniej pracy, a dwa – co dwie głowy to nie jedna.

Płać podatki i ZUSy na czas, i odpuść „optymalizacje podatkowe”. Nikt nie przepada za płaceniem danin, ale na dobrą sprawę:

(a.) ich wysokość jest miarą Twojego sukcesu, więc cesarzowi, co cesarskie,

(b.) zawsze przegrasz z US, bo ewentualny konflikt z nimi jest zawsze niesymetryczny na Twoją niekorzyść.

Tak więc: zadbaj o to, żeby zawsze mieć kasę na podatki. Jeśli już chcesz się zabierać za „optymalizacje” to wyłącznie w towarzystwie eksperta od podatków, w żadnym wypadku na podstawie randomowych opinii z internetu.

Zaczynaj dzień od sprawdzenia stanu konta. Kończ dzień sprawdzeniem stanu konta.

Tyle ode mnie. Mam nadzieję, że udało mi się powiedzieć coś interesującego.

Return to top of page