Skip links

Notatka z warsztatu Biznes to liczby #2

Notatka z warsztatu Biznes to liczby #2 – dobre praktyki w planowaniu finansów firmy.

Warsztat odbył się 27 listopada 2019 roku w HubHub. Prowadzili go Jakub Domeracki i Adam Zagała. Biznes to liczby to cykl warsztatów prowadzonych pod patronatem Value Finance, których celem jest szerzenie dobrych praktykach zarządzania finansami firmy. Zapraszamy na najbliższy warsztat już na początku 2020 roku.

 

Jakie są najczęstsze problemy związane z przygotowaniem budżetu rocznego?

Uczestnicy szkolenia jako najbardziej problematyczne wskazali przygotowanie budżetu projektowego, aspekty księgowe, kontrolę realizacji budżetu, oraz rozliczanie kosztów ogólnego zarządu na poszczególne działy. Poniżej prezentujemy podstawowe zasady stanowiące bazę i punkt wyjścia do przygotowania prawidłowego budżetu i uniknięcia podstawowych błędów z tym związanych.

 

Zasady budżetowania:

 

  • Zrozum dokąd idziesz. Budżet musi odzwierciedlać długofalową strategię rozwoju firmy. Jednym z pierwszych etapów tworzenia budżetu jest przyjęcie założeń oraz celów firmy. Elementy te powinny być spójne ze strategią rozwoju firmy, strukturą organizacji i odpowiedzialnością spoczywającą na kluczowych osobach w firmie. Dlatego zanim zaczniesz przygotowywać budżet upewnij się, że wiesz jaki jest cel i długofalowa strategia Twojej firmy.
  • Zobrazuj cele za pomocą kosztów, przychodów i KPI. Tylko wtedy będziesz mieć pewność, że cele firmy odzwierciedlone są w budżecie. Upewnij się, że poprawnie ustaliłeś koszty stałe i koszty zmienne (jeśli koszt zmienny powtarza się przez 6 miesięcy to możliwe, że jest to koszt stały). Pamiętaj o oczyszczeniu danych historycznych z jednorazowych zdarzeń – mogą wpłynąć negatywnie na wyniki całego procesu.
  • Nie oszukuj historii. Jeśli marża w grudniu wyniosła 27 proc., to w styczniu nie będzie magicznie 35 proc.! Bądź realistą i patrz na swój budżet krytycznie. Dobrze przygotowany budżet mówi prawdę i nie powinniśmy się oszukiwać – jeśli z budżetu wychodzi, iż w danym miesiącu zabraknie gotówki – to zapewne jej zabraknie.
  • Bazuj na wynikach historycznych. Budżet przygotowany wyłącznie na podstawie przekonań właściciela to błąd. Prawidłowy budżet powinien korespondować z podziałem księgowym jaki jest w firmie.
  • Komunikuj. Dane powinny być prezentowane w sposób czytelny, zwięzły i prosty. Oznacza to, że budżet nie może zawierać zbyt dużej ilości danych, które nic nie wnoszą. Wyniki powinny być prezentowane w formie wykresów lub diagramów, a nie tylko liczbowo czy w tabeli (ludzki mózg łatwiej przyswaja obrazy niż suche liczby).
  • Rozliczaj. Sprawdzaj, weryfikuj, kontroluj. Przyjmuje się, że granicą realizacji budżetu powinno być około 75%. Jeśli różnica pomiędzy budżetem, a realizacją jest większa, należy go zaktualizować bądź zmienić. Nie ma sensu rozliczanie budżetu, który nie spina się z biznesem, tylko dla samego rozliczania.
  • Analizuj systematycznie. Konsekwentna i dobrze zaprojektowana kontrola wykonania budżetu pozwoli Ci na monitorowanie odchyleń od planowanego budżetu. Ważne, aby analiza odbywała się systematycznie.
  • Budżet to tylko narzędzie. Analiza i prezentacja budżetu powinna opierać się na aspekcie praktycznym – wskazaniu co zmienia wyniki firmy (np. za pomocą danych historycznych), przedstawienia kluczowych czynników wpływających na wynik firmy oraz sposobu ich monitoringu. Dane mają służyć tylko jako środek i sposób prezentacji. Bardzo ważne jest aby opisywać wnioski i umieszczać komentarze w celu opisania liczb i przetłumaczenie ich na biznes. Biznes jest zawsze przed cyframi.

 

Jak budżetować? Metody podejścia do budżetów:

  • BUDŻET ODGÓRNY – przygotowany przez Zarząd, i zakomunikowany w dół hierarchii managerom. Może znacząco odbiegać od rzeczywistości, ponieważ Zarządowi brakuje szczegółowej wiedzy operacyjnej. Narzucanie nie wzbudza też motywacji u managerów.
  • BUDŻET ODDOLNY – managerowie budżetują, przekazują do Zarządu, gdzie następuje ich konsolidacja. Tak opracowany budżet jest dostosowany do możliwości operacyjnych. Managerowie ,,czują budżet”. Proces jest jednak długotrwały i pojawiają się rozłamy, gdyż budżety nie zawsze ze sobą ,,współgrają”. Wymaga to dalszej współpracy managerów.
  • BUDŻET MIESZANY – Stała interakcja pomiędzy Zarządem i Managerami, oparty na wspólnym feedbacku.
  • BUDŻET ,,TOP-TOP” – Budżet opracowany przez Zarząd i nikomu nie zakomunikowany.

 

Podział budżetów wg okresów:

  • BUDŻETY STABILNE, ROCZNE – często utożsamiane z przedziałem czasowym od stycznia do grudnia. Sprawdzają się głównie w przypadku dużych przedsiębiorstw handlowych, które posiadają długie kontrakty handlowe i za pomocą budżetu są w stanie oddać pewną sezonowość.
  • BUDŻET KROCZĄCY – Przygotowywany w podziale na kwartały. (Pierwszy i czasem drugi kwartał budżetowane w rozbiciu miesięcznym, kolejne już kwartalnie). Gdy minie pierwszy zabudżetowany kwartał należy go przeanalizować i zaktualizować budżet na kolejny kwartał oraz dodać kolejny (tak aby suma kwartałów zawsze była 4). Nowy trend w budżetowaniu. Jesteś ciągle na bieżąco z sytuacją finansową firmy i stale monitorujesz wykonanie budżetu. Idealny do budżetowania projektów (których perspektywa widoczności przychodów jest krótka). POLECANY PRZEZ VALUE FINANCE!

 

W czasach kiedy firmy walczą, o to żeby być lekkie i zwrotne (#lean, #agile), ważne jest, żeby odpowiedzieć sobie na pytanie, czy potrzebujesz dyrektora finansowego na etat, czy też nie byłoby skutecznej, taniej, nowocześniej i lepiej skorzystać z dyrektora finansowego na godziny? Umów się z nami na rozmowę.

 

Dołącz do naszego newslettera


Włącz subskrypcję naszego newslettera i otrzymuj potężną dawkę wiedzy od naszych specjalistów

Firma Value Finance wykorzystuje dane kontaktowe użytkownika, aby informować go o produktach i usługach. W każdej chwili można zrezygnować z otrzymywania tych powiadomień. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z naszą Polityką Prywatności.

Return to top of page

Dołącz do naszego newslettera


Włącz subskrypcję naszego newslettera i otrzymuj potężną dawkę wiedzy od naszych specjalistów

Firma Value Finance wykorzystuje dane kontaktowe użytkownika, aby informować go o produktach i usługach. W każdej chwili można zrezygnować z otrzymywania tych powiadomień. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z naszą Polityką Prywatności.