Epidemia Covid-19 wymusiła na wielu firmach pracę zdalną. Jej celem jest zachowanie ciągłości biznesowej i uniknięcie ewentualnych konsekwencji związanych z chorobą pracownika, a co za tym idzie – wysłaniem całej firmy na kwarantannę. Jakie są ryzyka finansowe i na co zwrócić uwagę, aby efektywnie zarządzać finansami w tym czasie?
- Kontroluj wzrost kosztów
Może się wydawać, że skoro pracowników nie ma w biurze i ograniczamy kontakty międzyludzkie, to sporo kosztów odejdzie (papier do drukarki, kawa do ekspresu, kolacja z klientami itd.).
Owszem, te wydatki na pewną spadną. Ale pojawią się inne związane z narzędziami IT umożliwiającymi pracownikom efektywną współpracę i komunikację. Jeśli przejście na pracę zdalną jest wyłącznie czasowe i nie rozważasz takich rozwiązań w przyszłości, to zastanów się nad sensem wdrażania drogich narzędzi IT czy zakupem sprzętu. W niektórych przypadkach jest to konieczne (np. wyposażenie księgowych w drukarki), aby zachować ciągłość pracy, ale zawsze przed podjęciem decyzji odnośnie rozwiązań IT warto się zastanowić, jak będziemy mogli wykorzystać je w przyszłości.
- Stwórz proces obiegu dokumentów
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów nie musi być trudne. Ale jeśli dotychczas funkcjonował on wyłącznie papierowo – to nastaw się na spore zmiany i trochę zamieszania na początku.
Aby to przedsięwzięcie zakończyło się sukcesem, trzeba jednak zacząć od zaplanowania całego procesu. Stwórz procedury dla każdego rodzaju dokumentów. Pamiętaj, aby w tworzenie nowego procesu zaangażować swoich współpracowników. Procesy tworzone na szybko, w sytuacjach stresowych, zwiększają ryzyko błędów, co oznacza utratę czasu, a w konsekwencji pieniędzy. Dlatego ważne jest zaplanowanie i uporządkowanie procedur oraz odpowiednia komunikacja. Pracownicy muszą być poinformowani, jak wygląda nowy proces, w jakich sprawach, z kim i kiedy się kontaktować. Grunt, aby instrukcje były jasne, krótkie i czytelne.
Jeżeli zastanawiasz się od czego zacząć wdrożenie profesjonalnego zarządzania finansami w Twojej firmie, możesz zamówić bezpłatną konsultację z naszym ekspertem za pomocą poniższego przycisku.
- Pamiętaj o kontrolowaniu rentowności
Nowa sytuacja w firmie może powodować jeszcze większą mobilizację pracowników, ale może też skutkować znaczącym rozprężeniem. Wszystko zależy od motywacji i postawy naszych pracowników. Dlatego, aby zminimalizować ryzyka związane z rentownością, należy wprowadzić regularne statusy, kontrolę i ewidencję czasu pracy, a także narzędzia do zarządzania zadaniami w zespole. Są to procesy, które po powrocie do standardowego funkcjonowania przedsiębiorstwa również przyniosą pozytywny efekt w kontekście wydajności naszych pracowników i rentowności biznesu.
- Rozmawiaj z klientami
Nastaw się na to, że relacja klient – usługodawca też może się zmienić.
- Klienci mogą zmienić swoje przyzwyczajenia, z racji kontaktu wyłącznie internetowego mogą bardziej angażować nasze zdalne zasoby.
- Może się zatem zdarzyć, że obniży się nasza rentowność: klienci będą nas bardziej angażować, tak więc zwiększy się intensywność obsługi klientów przy zachowaniu tych samych stawek i kontraktów. Szczególnie jeśli funkcjonowaliśmy w modelu bazującym na spotkaniach i kontakcie bezpośrednim, to przejście na pracę zdalną będzie wymagało przyzwyczajenia klienta do nowych zachowań.
- Istnieje ryzyko, że firmy będą chciały bardziej dbać o klientów – przez co również będą im poświęcały więcej czasu, wpływając tym samym na rentowność danej usługi.
- Naucz się komunikować zdalnie
Umiejętność komunikacji zdalnej wpływa na naszą efektywność. U większości pracowników i klientów występują niewielkie problemy podczas komunikacji zdalnej, czy to techniczne, czy to mentalne. Jeśli klient nie jest gotowy na taką formę komunikacji, to również będzie to miało efekt finansowy. Dlatego warto odpowiednio przygotować swój zespół do zmiany formy komunikacji z klientem.
Pamiętajmy, że największym zasobem każdej firmy są ludzie. Zasadniczym wyzwaniem jest przyzwyczajenie ich do nowych narzędzi pracy. Na krótką chwilę może to ugodzić w naszą rentowność, ale długofalowo – kiedy wszyscy przestawią się na zdalne załatwienie spraw – znacząco ją zwiększyć.
- Nauczy się komunikować finanse Twojej firmy
Czas pracy zdalnej to dobry moment, żeby zastanowić się na tym jak i które parametry finansowe komunikować naszym pracownikom. Z doświadczenia wiemy, że mierzenie aktywności i określenie KPI skutkuje lepszym zarządzaniem. Nie wszyscy pracownicy muszą znać całość wyników finansowych. Często wystarczy jakiś fragment, który dotyczy tylko ich działu. Co do zasady uświadomienie managerom prawidłowo obliczonej rentowności ich firmy pomaga im lepiej zarządzać Twoim biznesem.
Jeżeli zastanawiasz się od czego zacząć wdrożenie profesjonalnego zarządzania finansami w Twojej firmie, możesz zamówić bezpłatną konsultację z naszym ekspertem za pomocą poniższego przycisku.
