Zmiana księgowości to dla wielu przedsiębiorców poważny krok, który może budzić obawy i rodzić wiele pytań. W praktyce jednak to naturalny etap rozwoju firmy – czasem wynika z niezadowolenia z dotychczasowej obsługi, czasem z rozwoju działalności i potrzeby lepszych narzędzi lub wsparcia. Dobrze przeprowadzona zmiana biura rachunkowego pozwala nie tylko uniknąć problemów, ale też zyskać nową jakość obsługi i większe bezpieczeństwo finansowe.
Poniżej znajdziesz listę 10 najważniejszych rzeczy, które musisz zrobić, gdy decydujesz się na zmianę księgowości. Dzięki temu przejdziesz przez cały proces sprawnie i bez zbędnych stresów.
1. Rozwiąż umowę z dotychczasowym biurem i podpisz umowę z nowym biurem rachunkowym
Zanim rozpoczniesz współpracę z nową księgowością, upewnij się, że poprawnie rozwiązałeś umowę z dotychczasowym biurem zgodnie z zapisami umowy (okres wypowiedzenia, forma rozwiązania). Nową umowę podpisz tak, aby jasno określić od kiedy nowa księgowość przejmuje obsługę oraz za jaki okres odpowiada za rozliczenia.
2. Zgłoś zmianę biura rachunkowego do Urzędu Skarbowego na formularzu NIP-8
Po zmianie księgowości masz obowiązek poinformować urząd skarbowy o nowym biurze rachunkowym. Zgłoszenia dokonujesz na formularzu NIP-8, wskazując dane nowego podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową oraz adres przechowywania dokumentów. Masz na to 15 dni od przekazania ksiąg.
Zastanawiasz się, jak uporządkować zarządzanie finansami w Twojej firmie?
Jeżeli tak, to z chęcią podpowiemy możliwe rozwiązania podczas darmowej konsultacji. Możesz ją zamówić za pomocą poniższego przycisku.
3. Przygotuj i podpisz pełnomocnictwa UPL-1 dla nowych księgowych
Aby nowe biuro mogło wysyłać deklaracje podatkowe elektronicznie w Twoim imieniu, musisz złożyć pełnomocnictwo UPL-1 dla wskazanych osób. Pełnomocnictwo to jest niezbędne do obsługi e-deklaracji.
4. Odwołaj pełnomocnictwa OPL-1 dla poprzednich księgowych
Nie zapomnij o formalnym odwołaniu pełnomocnictw OPL-1 dla osób z poprzedniego biura rachunkowego. Dzięki temu poprzedni księgowi tracą prawo do składania deklaracji w Twoim imieniu.
5. Dopilnuj przekazania wszystkich dokumentów firmowych przez poprzednią księgowość
Poproś dotychczasowe biuro o przekazanie kompletnej dokumentacji księgowej, kadrowej i podatkowej. W skład tych dokumentów wchodzą m.in. faktury, umowy, wyciągi bankowe, księgi podatkowe, rejestry VAT, deklaracje ZUS i podatkowe, pliki JPK oraz dokumentacja kadrowo-płacowa. Nowe biuro powinno sporządzić protokół odbioru dokumentacji.
6. Upoważnij nowe biuro do kontaktów z poprzednim biurem rachunkowym
Warto formalnie upoważnić osobę z nowego biura do kontaktów z poprzednią księgowością, zwłaszcza jeśli pojawią się pytania dotyczące przekazywanych dokumentów lub rozliczeń za okres przejściowy.
7. Zarchiwizuj i zabezpiecz otrzymane dane
Zadbaj o bezpieczne przechowywanie wszystkich przekazanych dokumentów i danych. Prawidłowa archiwizacja to nie tylko wymóg prawny, ale także ochrona przed ewentualnymi problemami podczas kontroli lub sporów z urzędami.
8. Odwołaj dostęp do kont bankowych i innych systemów dla poprzedniego biura
Jeśli poprzednia księgowość miała dostęp do kont bankowych lub innych systemów firmowych, natychmiast odwołaj te uprawnienia. W razie potrzeby nadaj nowe dostępy osobom z nowego biura rachunkowego.
9. Uzgodnij z nowym biurem zakres usług i terminy realizacji
Przed rozpoczęciem współpracy dokładnie ustal z nową księgowością zakres wykonywanych usług, terminy przekazywania dokumentów oraz oczekiwania dotyczące raportowania i informacji niestandardowych.
10. Przedstaw specyfikę działalności swojej firmy nowej księgowości
Omów z nowym biurem rachunkowym, czym zajmuje się Twoja firma, jak działa i na co szczególnie zwracać uwagę w rozliczeniach. Im lepiej nowe biuro pozna Twoją działalność, tym sprawniej będzie mogło prowadzić obsługę księgową.
Zmiana księgowości nie musi być trudna, jeśli podejdziesz do niej metodycznie. Pamiętaj, by zadbać o formalności, zgłosić zmiany do urzędów i przekazać pełną dokumentację. Dzięki temu zyskasz pewność, że Twoja firma jest rozliczana profesjonalnie i bezpiecznie, a Ty możesz skupić się na rozwoju biznesu.
Jeśli zastanawiasz się nad zmianą księgowości i obawiasz się tego procesu – napisz do nas. W Value Finance mamy dedykowany Transition Team, który przeprowadzi Cię przez każdy etap zmiany. Nasz zespół składa się z doświadczonych księgowych i ekspertów od automatyzacji, którzy dbają o to, żeby przeniesienie księgowości odbyło się sprawnie, bezpiecznie i przy minimalnym zaangażowaniu z Twojej strony.
