Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to obowiązek, który w najbliższych latach obejmie niemal wszystkie firmy w Polsce. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, sprawdź w 3 krokach, czy musisz wdrożyć KSeF i jak Value Finance może Cię wesprzeć w tym procesie.
1. Zweryfikuj, kiedy KSeF stanie się dla Ciebie obowiązkowy
Terminy obowiązkowego wdrożenia KSeF różnią się w zależności od wielkości i charakteru działalności firmy:
- Od 1 lutego 2026 r. – firmy, które w 2024 roku miały sprzedaż powyżej 200 mln zł.
- Od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali podatnicy VAT, w tym firmy zwolnione z VAT.
- Najpóźniej od 1 stycznia 2027 r. – najmniejsze podmioty (paragony do 450 zł i obroty do 10 tys. zł miesięcznie).
KSeF nie dotyczy firm działających wyłącznie za granicą, które nie mają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.
Zastanawiasz się, jak uporządkować zarządzanie finansami w Twojej firmie?
Jeżeli tak, to z chęcią podpowiemy możliwe rozwiązania podczas darmowej konsultacji. Możesz ją zamówić za pomocą poniższego przycisku.
2. Przeanalizuj obecny obieg faktur i typy transakcji
Wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana techniczna, ale również organizacyjna. Zacznij od przeglądu obecnych procesów:
Jak wygląda Twój obieg faktur?
Czy wystawiasz faktury pojedynczo, zbiorczo, cyklicznie? Czy korzystasz z papieru, PDF, czy już z e-faktur?
Jakie typy transakcji realizujesz?
KSeF obejmuje faktury krajowe B2B i B2C, eksportowe oraz uproszczone (paragon z NIP-em – tylko do końca lipca 2026 r.). Faktury dla podmiotów zagranicznych bez siedziby w Polsce pozostają poza systemem.
Czy Twoje oprogramowanie jest gotowe na KSeF?
Sprawdź, czy Twój system księgowy obsługuje pliki XML i integrację z API KSeF. Jeśli nie – konieczna będzie aktualizacja lub wymiana narzędzi.
W Value Finance przeprowadzimy z Tobą szczegółowy audyt obecnych procesów, zidentyfikujemy wymagane zmiany i przygotujemy rekomendacje dostosowane do Twojego biznesu.
3. Przygotuj firmę na wdrożenie KSeF z Value Finance
Wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana narzędzi, ale też konieczność dostosowania procesów i przeszkolenia zespołu. Value Finance zapewnia wsparcie merytoryczne i techniczne na każdym etapie:
- Analizujemy obecny obieg faktur i identyfikujemy transakcje objęte KSeF.
- Rekomendujemy zmiany w procesie fakturowania oraz pomagamy w wyborze i integracji odpowiedniego oprogramowania.
- Przygotowujemy procedury podatkowe i opisujemy nowe procesy wystawiania oraz wysyłania faktur.
- Wspieramy rejestrację firmy w KSeF, nadanie uprawnień pracownikom i szkolenia zespołu.
Kluczowe założenia obiegu faktur w KSeF
W KSeF faktury wystawiasz i odbierasz wyłącznie elektronicznie, przez system lub zintegrowane oprogramowanie. Data wystawienia to dzień przesłania do KSeF, a każda faktura otrzymuje unikalny numer. Faktury są archiwizowane centralnie przez 10 lat, a w razie awarii możesz wystawić fakturę offline, którą trzeba przesłać do KSeF w ciągu 24 godzin.
Dlaczego warto wdrożyć KSeF z Value Finance?
Zyskujesz pewność, że Twoja firma jest zgodna z przepisami, a proces wdrożenia przebiegnie sprawnie i bezpiecznie. Otrzymujesz praktyczne wsparcie na każdym etapie – od analizy po szkolenia i bieżące doradztwo. Minimalizujesz ryzyko błędów i kar finansowych po wejściu w życie nowych przepisów.
Nie czekaj na ostatnią chwilę – skontaktuj się z nami i przygotuj swoją firmę do KSeF.
