Diolut to polska firma rodzinna działająca w trzech głównych obszarach: e-commerce, sprzedaży maszyn przemysłowych oraz produkcji elementów metalowych. Sprzedaż realizowana jest zarówno przez własne sklepy internetowe, jak i marketplace – w tym Allegro.
Firma rozwijała się dynamicznie i generowała rosnącą sprzedaż. Wraz ze skalą pojawiła się jednak potrzeba uporządkowania finansów i pracy na danych. W pewnym momencie wzrost przestaje być problemem sprzedaży, a zaczyna być problemem zrozumienia tego, co się dzieje w firmie.
„Dzięki wdrożonemu raportowaniu zyskaliśmy dużo większą przejrzystość finansową i lepsze zrozumienie tego, które obszary firmy realnie generują zysk. Dane, które otrzymaliśmy, pomogły mi podjąć kilka ważnych decyzji dotyczących dalszego kierunku rozwoju firmy.”
– Piotr Sobierajski, Prezes Zarządu, Diolut
Główne wyzwania, z którymi mierzył się Piotr – właściciel i CEO – wynikały z rosnącej złożoności biznesu.
W praktyce oznaczało to brak jasnej odpowiedzi na kluczowe pytania:
Dodatkowo brak budżetu i prognoz finansowych utrudniał podejmowanie decyzji dotyczących marketingu, zakupów czy inwestycji. Firma rozwijała się, ale bez pełnej przejrzystości i narzędzi, które pozwalałyby świadomie zarządzać finansami.
Naszym celem nie było stworzenie pojedynczego raportu, ale wdrożenie spójnego systemu zarządzania finansami.
Projekt podzieliliśmy na dwa kluczowe obszary: raportowanie sprzedażowe oraz raportowanie finansowe - oba realizowane w ścisłej współpracy z Piotrem i biurem rachunkowym.
Pierwszym krokiem było wyeliminowanie ręcznej pracy i integracja danych.
Zbudowaliśmy bezpośrednie połączenie z systemem Subiekt NEXO, który obsługuje sprzedaż i logistykę. Dzięki temu raport sprzedażowy został zautomatyzowany i pobiera dane bezpośrednio ze źródła.
Raport umożliwia analizę sprzedaży w wielu przekrojach:
od poziomu ogólnego
przez kanały i rynki
aż po konkretne kategorie i pojedyncze produkty
pokazuje przychody i koszty w ujęciu memoriałowym
przypisuje koszty do miejsc ich powstawania
pozwala analizować marżowość w podziale na linie biznesowe
Dzięki temu możliwe stało się precyzyjne określenie, gdzie firma zarabia, a gdzie traci.
Kolejnym krokiem było wdrożenie budżetu rocznego w układzie miesięcznym, który stał się narzędziem planowania i kontroli wyników.
Uzupełnieniem systemu była prognoza cash flow obejmująca kolejne miesiące. Uwzględnia ona sprzedaż, terminy płatności oraz planowane wydatki, dzięki czemu pozwala na świadome zarządzanie płynnością.
Dodatkowo wdrożyliśmy raport wiekowania magazynu, który pokazuje strukturę zapasów i tempo ich rotacji. Pozwoliło to zidentyfikować produkty zalegające i uwolnić zamrożony kapitał.
Wdrożenie raportowania nie było projektem „dla raportów”. Jego celem było odzyskanie kontroli nad biznesem – i to właśnie udało się osiągnąć.
Przed wdrożeniem firma generowała sprzedaż, ale nie miała jasnej odpowiedzi na to, gdzie faktycznie powstaje zysk. Analiza danych była czasochłonna, a decyzje często opierały się na doświadczeniu zamiast na liczbach.
Po wdrożeniu systemu raportowania właściciel zyskał pełną widoczność rentowności – zarówno na poziomie kanałów sprzedaży, jak i konkretnych produktów. Pozwoliło to świadomie rozwijać najbardziej dochodowe obszary i ograniczać te, które nie przynosiły realnej wartości.
Automatyzacja raportowania wyeliminowała konieczność ręcznej pracy w Excelu, co przełożyło się na oszczędność czasu i większą wiarygodność danych.
Wdrożenie budżetu oraz prognozy cash flow umożliwiło bezpieczne planowanie zakupów, inwestycji i działań marketingowych, bez ryzyka utraty płynności. Z kolei analiza magazynu pozwoliła uwolnić część zamrożonego kapitału i lepiej zarządzać zapasami.
Diolut nie potrzebował więcej danych. Potrzebował systemu, który nada im sens. Dziś właściciel nie musi zgadywać, co dzieje się w firmie. Po prostu to widzi – i może działać.
Dzięki współpracy z Value Finance firma zyskała:
