Ulga B+R dla projektów AI przysługuje wtedy, gdy projekt obejmuje rzeczywiste badania naukowe albo prace rozwojowe, a zespół rozwiązuje problemy techniczne niewiadome przed rozpoczęciem prac, zamiast jedynie wdrażać lub konfigurować gotowe narzędzia. Ten tekst jest skierowany do przedsiębiorców oraz zespołów realizujących projekty AI w MŚP, którzy chcą prawidłowo zakwalifikować działalność badawczo rozwojową, przygotować dokumentację i bezpiecznie wykorzystać ulgę badawczo rozwojową do obniżenia podatku.
O kwalifikacji projektu wykorzystującego sztuczną inteligencję nie rozstrzyga pochodzenie modelu ani stopień jego technicznego zaawansowania. Prace rozwojowe mogą opierać się na rozwiązaniach dostępnych na rynku, podobnie jak na istniejących językach programowania, bibliotekach czy infrastrukturze chmurowej.
Znaczenie ma zakres pracy wykonanej przez podatnika. Jeżeli zespół uruchamia standardowe funkcje, konfiguruje system zgodnie z dokumentacją dostawcy albo wykonuje typową integrację, zasadniczo realizuje wdrożenie. Inaczej należy ocenić projekt, w którym dostępna wiedza nie pozwala osiągnąć wymaganych parametrów, a rozwiązanie musi zostać opracowane i zweryfikowane w toku eksperymentów.
Takie podejście znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 7 lipca 2026 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.248.2026.2.PC. Sprawa dotyczyła między innymi platformy automatyzującej procesy biznesowe oraz systemu inteligentnego agenta. Podatnik wykorzystywał istniejące modele AI, również przy tworzeniu kodu, refaktoryzacji i walidacji. Organ podatkowy zaakceptował rozwojowy charakter prac ze względu na sposób ich prowadzenia: zidentyfikowanie problemów technologicznych, testowanie własnych koncepcji oraz ocenę kolejnych wersji rozwiązania.
Zgodnie z art. 4a pkt 26 ustawy o CIT chodzi o działalność badawczo rozwojową prowadzoną w sposób systematyczny, która musi mieć charakter twórczy i stanowi działalność twórczą ukierunkowaną na zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań. W praktyce oznacza to prace badawczo prowadzone według planu, z określonym problemem technicznym, hipotezami, testami i oceną wyników, a nie rutynowe działania operacyjne. Pracami rozwojowymi nie są rutynowe i okresowe zmiany, nawet jeżeli prowadzą do ulepszenia produktu lub procesu. W projekcie AI należy więc precyzyjnie określić zagadnienie techniczne, którego rozwiązanie nie było znane w chwili rozpoczęcia prac. Cel biznesowy, taki jak obniżenie kosztów albo skrócenie czasu obsługi klienta, nie opisuje jeszcze działalności B+R.
Problemem rozwojowym może być natomiast uzyskanie wymaganej poprawności klasyfikacji niejednorodnych dokumentów, ograniczenie błędnych odpowiedzi modelu przy pracy na specjalistycznych danych albo opracowanie architektury łączącej informacje z kilku niespójnych systemów. Ocena projektu wymaga również ustalenia mierników jakości. Bez nich trudno wykazać, czy kolejne wersje rozwiązania stanowiły eksperymenty, czy jedynie bieżącą konfigurację systemu.
Prace B+R mogą rozpocząć się wtedy, gdy standardowe możliwości technologii okażą się niewystarczające. Zespół porównuje wówczas modele, projektuje metody przygotowania danych, buduje prototypy, sprawdza mechanizmy wyszukiwania informacji i ocenia wyniki kolejnych testów. Przy wykorzystaniem sztucznej inteligencji AI staje się tu narzędziem wspierającym człowieka m.in. w analizy danych i budowie prototypów, ale nie zastępuje twórczej pracy zespołu. Po osiągnięciu wymaganych parametrów projekt zwykle przechodzi do fazy produkcyjnej, obejmującej migrację danych, szkolenia, monitoring oraz usuwanie zwykłych błędów.
Nie należy zatem kwalifikować podatkowo całego przedsięwzięcia na podstawie jego nazwy lub wspólnego budżetu. Ocenie powinien podlegać możliwy do wyodrębnienia zakres prac. Kluczowe pytanie brzmi, czy w danym stanie faktycznym projekt rzeczywiście stanowi prace badawczo-rozwojowe, a w razie wątpliwości ocenę może przyjąć organ podatkowy.
W projektach informatycznych podstawową pozycję stanowią zwykle wynagrodzenia pracowników oraz finansowane przez płatnika składki na ubezpieczenia społeczne, w części odpowiadającej czasowi przeznaczonemu na działalność B+R. Analogiczne zasady dotyczą wskazanych w ustawie należności z umów zlecenia i umów o dzieło. Koszty osobowe w ramach ulgi badawczo rozwojowej obniżają podstawy opodatkowania, a odliczenia dokonuje się za dany rok podatkowy; ulga badawczo może przy tym przysługiwać zarówno podatnikom CIT, jak i PIT. Podatnicy nieposiadający statusu centrum badawczo-rozwojowego mogą odliczyć 200% tych kosztów. Pozostałe koszty kwalifikowane podlegają zasadniczo odliczeniu w wysokości 100%, a katalog ten obejmuje także materiały i surowce wykorzystywane w pracach B+R, więc dodatkowe odliczenie realnie zmniejsza podstawy opodatkowania i daje oszczędności podatkowe. W ramach ulg podatkowych ulgi B+R pozwalają na podwójne podatkowe ujęcie wydatku: najpierw jako koszt uzyskania przychodu, a następnie jako dodatkowe odliczenie. Jeżeli podatnik poniósł stratę albo jego dochód jest niższy niż przysługujące odliczenie, niewykorzystaną część ulgi B+R można rozliczać w kolejnych latach.
Ostrożności wymagają natomiast opłaty za API, dostęp do modelu, usługi chmurowe oraz wynagrodzenia zewnętrznych wykonawców. Związek wydatku z projektem nie wystarcza do objęcia go ulgą. Przykładowo usługi komercyjnego podwykonawcy nie stają się kosztami pracowniczymi, a usługi doradcze i ekspertyzy podlegają odliczeniu na warunkach określonych w art. 18d ust. 2 pkt 3 ustawy o CIT. Licencje i dostęp do narzędzi AI mogą w określonych przypadkach wchodzić do kosztów kwalifikowanych jako wartości niematerialnych lub wydatki funkcjonalnie związane z działalnością B+R. Odpisy amortyzacyjne od środków trwałych, takich jak stacje robocze i inny sprzęt specjalistyczny wykorzystywany w projektach AI, mogą stanowić koszty kwalifikowane. W dalszej części pokazujemy też, jak odróżnić wdrożenie od prac rozwojowych, jak dokumentować projekt i jak rozliczać koszty na przykładach interpretacji podatkowych. Odliczenie nie obejmuje jednak automatycznie wszystkich wydatków i zawsze wymaga odniesienia do przepisów oraz konkretnego stanu faktycznego.
Przygotowanie dokumentacji powinno odtwarzać przebieg projektu
Opis odwołujący się jedynie do innowacyjności lub automatyzacji nie potwierdzi prawa do ulgi. Dokumentacja powinna wskazywać stan wiedzy na początku projektu, ograniczenia dostępnych rozwiązań, postawiony problem, przyjęte hipotezy, wykonane testy oraz wyniki kolejnych iteracji. Przygotowanie dokumentacji powinno rozdzielać czynności wykonywane przez model od decyzji, ocen i opracowań zespołu, aby wykazać twórczy charakter prac. Warto zachować również informacje o koncepcjach odrzuconych, ponieważ pozwalają wykazać, że rezultat nie był znany przed rozpoczęciem prac. Pomocne dowodowo są też zrzuty ekranu, repozytoria, wersje kodu oraz ślady kolejnych iteracji rozwiązania.
Dokumentacja techniczna musi być powiązana z ewidencją czasu pracy i kosztów. Jeżeli pracownik w tym samym miesiącu prowadził eksperymenty, wykonywał czynności wdrożeniowe i zajmował się utrzymaniem systemu, do ulgi może zostać przypisana wyłącznie odpowiednia część jego wynagrodzenia. Odpowiednie przygotowanie ewidencji i dokumentacji ułatwia bezpieczne korzystanie z ulgi badawczo rozwojowej, która funkcjonuje od 2016 roku i przy właściwym udokumentowaniu może wspierać dalszy rozwój firmy.
Wykorzystanie AI przy tworzeniu kodu lub analizie wyników nie wyłącza działalności B+R. Z dokumentów powinno jednak wynikać, jaki problem rozwiązywał zespół, kto zaprojektował architekturę i testy oraz w jaki sposób oceniano rezultaty działania modelu. To właśnie te okoliczności, a nie sama obecność AI w projekcie, decydują o możliwości zastosowania ulgi. Takie przygotowanie dokumentacji ma znaczenie także wtedy, gdy firma planuje połączyć ulgę B+R z IP Box po komercjalizacji wyników prac. Przy nietypowych projektach AI albo przy opisie własnego stanie faktycznym warto skonsultować się z doradcą podatkowym. Korekty rozliczeń ulgi B+R można składać do 5 lat wstecz za właściwy rok podatkowy.
