Czy audyt fundacji rodzinnej jest obowiązkowy?

Powołanie fundacji rodzinnej wiąże się z obowiązkami, które towarzyszą jej przez cały okres funkcjonowania. Jednym z nich jest audyt obejmujący sposób zarządzania majątkiem i wywiązywania się ze zobowiązań. Obowiązek ten dotyczy również fundacji, które posiadają niewielki majątek, nie zatrudniają pracowników ani nie wypłacają świadczeń beneficjentom. Ustawodawca nie uzależnił go od skali działalności.

Zgodnie z art. 79 ustawy o fundacji rodzinnej ustawa o fundacji rodzinnej przewiduje terminy audytu, a ustawa o fundacji rodzinnej z 2023 roku określa, że każda fundacja rodzinna ma obowiązek przeprowadzenia audytu co najmniej raz na cztery lata. Jeżeli natomiast sprawozdanie finansowe fundacji podlega obowiązkowemu badaniu na podstawie ustawy o rachunkowości, audyt należy przeprowadzać corocznie, przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego; w takich przypadkach jest on przeprowadzany corocznie przed zatwierdzeniem jej roczne sprawozdanie finansowe. Badanie sprawozdania i audyt fundacji stanowią odrębne obowiązki; wykonanie jednego nie zastępuje drugiego. 

Zakres audytu fundacji rodzinnej wykracza poza weryfikację danych księgowych i obejmuje obszary działalności fundacji także pod kątem prawidłowości operacji finansowych oraz oceny, jak wyglądają jej aspekty finansowe. Obejmuje zarządzanie aktywami, zaciąganie i spełnianie zobowiązań oraz zobowiązania publicznoprawne. Ocenie podlegają prawidłowość i rzetelność działań, a także ich zgodność z prawem, celem oraz dokumentami fundacji. W praktyce oznacza to potrzebę zbadania m.in. umów dotyczących majątku, podstaw przyznawania świadczeń beneficjentom oraz rozliczeń podatkowych. Samo prawidłowe ujęcie transakcji w księgach nie rozstrzyga jeszcze, czy została ona dokonana zgodnie ze statutem i zasadami reprezentacji. 

Audyt przeprowadzany może być przez niezależną firmę audytorską albo przez zespół audytorów wyznaczony przez zgromadzenie beneficjentów, przy czym do przeprowadzenia audytu taki zespół musi składać się z trzech specjalistów. W skład zespołu wchodzą biegły rewident, doradca podatkowy oraz adwokat lub radca prawny, co pozwala połączyć perspektywę prawną i podatkową z badaniem sprawozdania finansowego. Taki dobór kompetencji pozwala ocenić tę samą czynność zarówno od strony finansowej, jak i jej skutków prawnych oraz podatkowych. 

Przy wyborze audytorów szczególne znaczenie ma niezależność. Audytorzy nie mogą być członkami organów danej fundacji rodzinnej ani świadczyć usług, które podważałyby niezależność wymaganą przepisami ustawy. Osoba dokonująca audytu nie może w okresie objętym audytem ani podczas jego przeprowadzania uczestniczyć w podejmowaniu decyzji przez fundację, świadczyć na jej rzecz doradztwa lub wykonywać czynności rewizji finansowej. Nie można więc automatycznie powierzyć audytu osobom, które na bieżąco doradzają fundacji i znają jej dokumentację. Wcześniejszą współpracę trzeba ocenić pod kątem ustawowych wyłączeń. 

Audyt kończy się raportem przekazywanym zarządowi. Zarząd ma obowiązek przedstawić raport radzie nadzorczej, a jeżeli jej nie ustanowiono, zgromadzeniu beneficjentów, na najbliższym posiedzeniu, co zwiększa przejrzystość funkcjonowania fundacji. Audytorzy mają prawo żądania od zarządu dokumentów fundacji rodzinnej potrzebnych do przeprowadzenia audytu, w tym aktualnej listy beneficjentów; takie uprawnienie przysługuje także wtedy, gdy członek zespołu audytorów działa w imieniu całego zespołu. 

Przygotowanie do audytu warto zatem uwzględnić w bieżącym prowadzeniu spraw fundacji. Systematyczne gromadzenie uchwał, umów, dokumentacji świadczeń i rozliczeń pozwala odtworzyć podstawy podejmowanych decyzji. Ułatwia też wcześniejsze wykrycie nieprawidłowości, zanim ich skutki obciążą majątek przeznaczony dla beneficjentów.

Kiedy audyt fundacji rodzinnej będzie potrzebny co roku?

Dla fundacji kontynuującej działalność znaczenie mają przede wszystkim progi z art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Obowiązek badania sprawozdania powstaje po spełnieniu w poprzedzającym roku obrotowym co najmniej dwóch warunków:

Minimalny termin okresowego audytu to raz na cztery lata, ale może być przeprowadzany częściej, jeśli skala działalności fundacji lub obowiązek badaniu sprawozdania finansowego tego wymaga.

Do kryterium przychodowego nie należy automatycznie przyjmować wszystkich przychodów fundacji. Dywidendy i odsetki ujmowane jako przychody finansowe nie są przychodami netto ze sprzedaży towarów i produktów.

Co rzeczywiście będzie sprawdzane?

Przygotowania warto oprzeć na rodzajach operacji występujących w fundacji. Poniższe zestawienie pokazuje, co obejmuje audyt fundacji rodzinnej i jak w praktyce przebiega audyt fundacji rodzinnej od analizy dokumentów do sporządzeniem raportu. Nie jest zamkniętym katalogiem wymagań audytora.

Taka analiza służy ocenie działalności fundacji rodzinnej pod kątem prawidłowości, zgodności z celem oraz spełniania zobowiązań rzecz beneficjentów i zobowiązań publicznoprawnych.

Wyniki takiego przeglądu są źródłem cennych informacji dla zarządu i ułatwiają przeprowadzić audyt fundacji rodzinnej w sposób rzetelny.