Spółka korzysta z zewnętrznej księgowości, zatrudnia dyrektora finansowego, a deklaracje podatkowe są składane terminowo. Zarząd otrzymuje informację, że rozliczenia przebiegają prawidłowo. Kilka lat później kontrola kwestionuje sposób opodatkowania istotnej transakcji. Powstaje zaległość, której spółka nie jest w stanie zapłacić.
W takiej sytuacji znaczenie ma nie tylko prawidłowość samego rozliczenia. Pojawia się również pytanie, czy organ może dochodzić należności z prywatnego majątku osób zarządzających. Projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej UC138 przewiduje zmianę zasad tej odpowiedzialności, w tym objęcie nią szerszego kręgu osób prowadzących sprawy spółki. Dla menedżerów oznacza to potrzebę przyjrzenia się zarówno własnym kompetencjom, jak i sposobowi nadzorowania podatków w przedsiębiorstwie.
Odpowiedzialność za cudzy podatek i odpowiedzialność karna skarbowa
Oba zagadnienia bywają przedstawiane łącznie, chociaż opierają się na różnych przepisach i prowadzą do innych konsekwencji.
Odpowiedzialność na podstawie art. 116 Ordynacji podatkowej służy dochodzeniu zaległości spółki od członka jej zarządu po spełnieniu ustawowych przesłanek. Organ wydaje decyzję dotyczącą odpowiedzialności osoby trzeciej za należności podatkowe spółki.
KKS dotyczy natomiast odpowiedzialności konkretnej osoby za czyn zabroniony. Już obecnie art. 9 § 3 KKS pozwala przypisać odpowiedzialność osobie, która na podstawie prawa, decyzji, umowy albo faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, danego podmiotu. Nie trzeba więc być członkiem zarządu, aby znaleźć się w kręgu osób potencjalnie odpowiedzialnych. Konieczne pozostaje jednak wykazanie przesłanek konkretnego przestępstwa lub wykroczenia skarbowego oraz przypisanie winy. Samo stanowisko dyrektora finansowego czy głównego księgowego nie przesądza o odpowiedzialności.
Jakie zasady obowiązują obecnie, jeśli chodzi o odpowiedzialność członków zarządu za zobowiązania spółki?
Art. 116 Ordynacji podatkowej przewiduje odpowiedzialność członków zarządu spółek kapitałowych, jeżeli egzekucja z majątku spółki okazała się w całości lub w części bezskuteczna, a członek zarządu nie wykaże okoliczności pozwalających uwolnić się od odpowiedzialności.
Znaczenie mają m.in. zgłoszenie we właściwym czasie wniosku o ogłoszenie upadłości, odpowiednie zdarzenia w postępowaniu restrukturyzacyjnym, brak winy w niezgłoszeniu wniosku o upadłość albo wskazanie mienia spółki umożliwiającego zaspokojenie zaległości w znacznej części. Co do zasady odpowiedzialność obejmuje zaległości z tytułu zobowiązań, których termin płatności upływał w czasie pełnienia obowiązków członka zarządu. Rezygnacja z funkcji nie usuwa zatem ryzyka dotyczącego wcześniejszego okresu.
Planowana zmiana: większe znaczenie faktycznego zarządzania i należytej staranności
Oficjalne założenia UC138 przewidują przebudowę zasad przypisywania odpowiedzialności członkom zarządu i innym podmiotom prowadzącym sprawy spółki kapitałowej. Projekt ma również zagwarantować osobie trzeciej możliwość kwestionowania ustaleń faktycznych i kwalifikacji prawnych przyjętych w postępowaniu dotyczącym spółki oraz dostęp do akt tego postępowania. Ministerstwo wiąże te zmiany z wyrokami TSUE w sprawach C-277/24 i C-278/24.
Według omówienia przebiegu konsultacji opublikowanego 11 września 2026 r. w Business Insider projektowany model ma nadawać istotne znaczenie należytej staranności w nadzorowaniu spraw spółki. Rozszerzenie odpowiedzialności ma obejmować także osoby faktycznie zarządzające, a resort zapowiedział doprecyzowanie tego pojęcia. W konsultowanym rozwiązaniu przewidziano również możliwość zabezpieczenia majątku oraz wydłużenie terminu związanego z odpowiedzialnością osób trzecich. Są to nadal elementy projektowanej regulacji, której szczegółowe brzmienie wymaga śledzenia w dalszym toku prac.
Dla dyrektora finansowego zasadnicze będzie więc ustalenie, jakie czynności i uprawnienia ustawodawca uzna za prowadzenie spraw spółki. Przygotowanie analizy dla zarządu, wykonanie jego decyzji i samodzielne rozstrzyganie o sposobie działania przedsiębiorstwa nie są tożsame. Ostateczna definicja powinna pozwalać odróżnić te sytuacje. Na obecnym etapie nie ma podstaw do twierdzenia, że każdy dyrektor lub pracownik księgowości zostanie automatycznie objęty nową odpowiedzialnością.
Procedura podatkowa musi znajdować odzwierciedlenie w działaniu firmy
Jeżeli należyta staranność stanie się podstawowym elementem oceny zachowania zarządzających, istotne będą dowody pokazujące, jak rzeczywiście podejmowano decyzje. Sam regulamin nie wyjaśni, czy osoba odpowiedzialna otrzymała informację o ryzyku, czy mogła je ocenić i jak na nie zareagowała.
Załóżmy, że dział księgowości zgłasza wątpliwość dotyczącą VAT przy nietypowej transakcji. Zarząd zleca analizę, przekazuje doradcy komplet dokumentów i podejmuje decyzję na podstawie otrzymanej opinii. Taki przebieg zdarzeń pozwala odtworzyć podstawy działania. Inaczej wygląda sytuacja, w której ostrzeżenie pozostaje bez odpowiedzi, a deklaracja zostaje złożona według dotychczasowego schematu. Nawet przy podobnym skutku podatkowym zachowanie osób zarządzających może wymagać odmiennej oceny.
Dlatego przegląd organizacji rozliczeń warto rozpocząć od ustalenia, kto rozpoznaje ryzyka, kto podejmuje decyzję w sprawach spornych i kto kontroluje jej wykonanie. Równie ważne jest dokumentowanie reakcji na wykryte błędy oraz monitorowanie płynności i terminowości zapłaty podatków. Procedura powinna odpowiadać rzeczywistemu podziałowi kompetencji, także w relacji z zewnętrzną księgowością.
Na jakim etapie są zmiany?
Na dzień 14 września 2026 r. omawiane rozwiązania należy przedstawiać jako projekt. Wykaz prac legislacyjnych wskazuje III lub IV kwartał 2026 r. jako planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów. Nie jest to termin wejścia przepisów w życie.
Dla zarządu i osób kierujących finansami spółki uzasadnionym działaniem już teraz jest sprawdzenie, czy zakres ich odpowiedzialności odpowiada dostępowi do informacji i możliwości podejmowania decyzji. Osoba, która ma nadzorować podatki, powinna otrzymywać informacje pozwalające ten nadzór wykonywać. W razie sporu to właśnie dokumenty pokazujące wiedzę, kompetencje i podjęte działania pozwolą ocenić jej rzeczywistą rolę.
