AUTOMATYZACJA RAPORTOWANIA w finansach — kiedy warto ją wdrożyć i jakie generuje oszczędności dla firmy? 

Czym jest automatyzacja raportowania?

Jest to proces, w którym wykonywane do tej pory raporty ręcznie zastępujemy dedykowanym oprogramowaniem. Program, który jest podłączony do źródeł danych i automatycznie tworzy raporty w czasie rzeczywistym. Wdrożenie automatyzacji raportowania pozwala na szybką aktualizację raportów.

W tym artykule dowiesz się:

• Czym jest automatyzacja raportowania?
• Kiedy warto wdrożyć automatyzację raportowania?
• Jakie korzyści wynikają z automatyzacji raportowania w finansach?
• Jak przygotować się do wdrożenia automatyzacji raportowania?
• Czym jest Power BI?
• Czym jest modelowanie danych?
• Na jakie etapy można podzielić wdrożenie Power BI?
• Czym Power BI różni się od Excela?
• Do jakich źródeł danych możemy podłączyć Power BI?
• Jakie oszczędności otrzymuje firma, inwestując w Power BI?

Kiedy warto wdrożyć automatyzację raportowania?

Można wyróżnić kilka sytuacji, w których firma powinna rozważyć wdrożenie automatyzacji raportowania. Jeśli przedsiębiorstwo potrzebuje:

• poprawić efektywność w aspekcie raportowania,
• usprawnić procesy wewnętrzne,
• zlikwidować liczbę błędów wynikających z pracy ludzkiej, które często są przyczyną występujących problemów finansowych,
• ograniczyć koszty. Automatyzacja pozwala na szybszą widoczność raportu, szybszą analizę. Właściciel otrzymuje informację o zmianach w czasie rzeczywistym i może podejmować bardziej świadome decyzje.

Korzyści automatyzacji raportowania w finansach

Poprawa efektywności procesu – oszczędność czasu przy przygotowaniach raportów. Zespół może poświęcić więcej czasu na analizę wyników, a nie tworzenie raportów. Efektem mogą być precyzyjne wnioski, otrzymane znacznie szybciej.

Większa dokładność raportów – ograniczenie błędów wynikających z błędów ludzkich podczas wykonywanej pracy.

Bardziej wnikliwe wnioski wynikające z raportów – dobrze zaprogramowany system generuje raporty, które umożliwiają głębszą analizę i interpretacje. Niektóre wnioski można przeoczyć, robiąc raporty ręcznie.

Możliwość podejmowania szybszych decyzji biznesowych – proces przetwarzania danych i wykonania raportu dzieje się automatycznie. Jest możliwe szybsze reagowanie na zmiany rynkowe, a także podejmowanie bardziej trafnych decyzji.

Redukcja kosztów – czas przygotowania raportu przy wykorzystaniu automatyzacji jest krótszy. Jest to oszczędność czasu i zasobów. Redukujemy koszty operacyjne, a zyskujemy czas.

Jak przygotować się do wdrożenia automatyzacji raportowania?

Bardzo dobre przygotowanie do wdrożenia automatyzacji raportowania może zminimalizować czas trwania całego procesu i uniknąć zbędnych kosztów.
Najistotniejsze są dokładnie ułożone procesy wewnętrzne i jakościowe dane księgowe, które wpływają bezpośrednio na automatyzację raportowania. W szczególności są to:

• sposób dostarczania dokumentów do księgowości,
• bieżące uzupełnianie brakujących dokumentów,
• dokładne i szybkie ewidencjonowanie dokumentów kosztowych.

Jeśli na jakimkolwiek poziomie procesów wewnętrznych w firmie pojawią się błędy, będą one miały odzwierciedlenie w postaci błędnych raportów lub w niektórych przypadkach wykluczy to wdrożenie automatyzacji raportowania.

Narzędzia do automatyzacji raportowania – czym jest Power BI?

Power BI to narzędzie do analizy biznesowej opracowane przez Microsoft, które pozwala użytkownikom tworzyć raporty w czasie rzeczywistym. Umożliwia łączenie się z różnorodnymi źródłami danych, ich modelowanie oraz tworzenie interaktywnych raportów i pulpitów nawigacyjnych. Dzięki Power BI użytkownicy mogą przekształcać surowe dane w szczegółowe raporty, co pomaga w podejmowaniu lepszych decyzji biznesowych.

Czym jest modelowanie danych?

Modelowanie danych w Power BI to proces przekształcania surowych danych w format, który jest optymalny do analizy i raportowania. Jest to niezbędny krok w procesie tworzenia raportów i dashboardów w Power BI, umożliwiający efektywne wykorzystanie danych.

Faza modelowania danych następuje po etapie integracji, czyli podłączenia do źródeł danych, które zamierzamy wykorzystać w raporcie (np. dane księgowe, ewidencja czasu pracy). Po integracji dane te są jeszcze nieprzygotowane do bezpośredniego wykorzystania w raporcie. W fazie modelowania następuje “obróbka” tych danych w celu przygotowania ich do analizy:

Wykonywanie transformacji danych: może obejmować czyszczenie danych (np. usuwanie lub korygowanie nieprawidłowych, brakujących lub zbędnych danych), zmianę formatu danych (np. konwersja typów danych, zmiana formatowania dat), agregację danych (np. sumowanie, liczenie średnich) oraz inne operacje umożliwiające skuteczniejszą analizę danych.

Tworzenie relacji pomiędzy tabelami: to kluczowy element modelowania danych, który pozwala na łączenie danych z różnych źródeł w spójny model. Relacje te umożliwiają wykonanie bardziej złożonych raportów, pozwalając na interaktywne połączenie danych w sposób, który byłby niemożliwy przy użyciu niepowiązanych ze sobą tabel.

Modelowanie danych w Power BI jest procesem wykonywanym zazwyczaj jednorazowo dla danego zestawu danych. Po jego zakończeniu operacje modelowania są powtarzane automatycznie przy każdym odświeżeniu danych w raporcie. Dzięki temu użytkownicy mogą skupić się na analizie, nie martwiąc się o ponowne przetwarzanie danych za każdym razem, gdy są aktualizowane lub gdy potrzebują nowych raportów.

Na jakie etapy można podzielić wdrożenie Power BI?

W zależności od specyfiki firmy i stopnia zaawansowania projektu, wdrożenie i jego etapy mogą się różnić. Wyróżniamy dwie fazy: koncepcyjną i operacyjną. Zaczynamy od zdefiniowania potrzeb biznesowych, projektowanie i konfigurowanie rozwiązania. Faza operacyjna, czyli łączenie ze źródłami danych, modelowanie i sprawdzanie, czy uzyskane rezultaty mają potwierdzenie w rzeczywistych wynikach firmy.

Wdrożenie Power BI w firmie możemy podzielić na kilka kluczowych etapów:

1. Planowanie i przygotowanie – określenie celów biznesowych, wymagań i zakresu projektu. W tym etapie należy również przeprowadzić analizę istniejących źródeł danych i zasobów IT.
2. Wybór i przygotowanie danych – identyfikacja i przygotowanie odpowiednich źródeł danych, które będą wykorzystywane w raportach. Obejmuje to czyszczenie danych, ich transformację oraz integrację z różnych systemów.
3. Modelowanie danych – tworzenie modeli danych, które ułatwią analizę. Definiujemy relacje między danymi, tworzymy miary.
4. Tworzenie raportów i pulpitów nawigacyjnych – projektowanie i implementacja raportów oraz pulpitów nawigacyjnych, które będą dostarczać dane w czasie rzeczywistym i wspierać procesy decyzyjne w organizacji.
5. Publikacja i udostępnianie – publikacja gotowych raportów i pulpitów nawigacyjnych w serwisie Power BI online, aby umożliwić dostęp do nich odpowiednim użytkownikom w organizacji.
6. Szkolenie użytkowników – organizowanie szkoleń dla pracowników, aby zapewnić im umiejętności niezbędne do efektywnego korzystania z narzędzia Power BI.
7. Monitorowanie i utrzymanie – regularne monitorowanie, aktualizowanie raportów i modeli danych w odpowiedzi na zmieniające się potrzeby biznesowe oraz zapewnienie wsparcia użytkownikom.

Każdy z tych etapów wymaga ścisłej współpracy między działami IT, analitykami danych oraz użytkownikami biznesowymi, aby zapewnić skuteczne wdrożenie i maksymalizację korzyści płynących z wykorzystania Power BI.

Czym Power BI różni się od Excela?

Excel jest często preferowany jako narzędzie do tradycyjnego, również efektywnego raportowania, natomiast Power BI dla zaawansowanej automatyzacji raportowania. Te dwa narzędzia różnią się pod względem funkcjonalności i przeznaczenia:

• Zaawansowane wizualizacje danych – Power BI oferuje interaktywne pulpity nawigacyjne i raporty, które są łatwiejsze do udostępniania w organizacji,
• Integracja ze źródłami danych – Power BI oferuje możliwości integracji z różnorodnymi źródłami danych, co pozwala na łatwiejsze i szybsze łączenie danych z różnych systemów,
• Aktualizacje danych w czasie rzeczywistym – w Excelu nie ma tej możliwości, sami musimy wprowadzić zmiany w raport. Power BI zapewnia aktualne informacje w czasie rzeczywistym,
• Współpraca i udostępnianie – udostępnianie raportów z Power BI jest proste i szybkie. W przypadku Excela współdzielenie plików jest ograniczone i mało efektywne,
• Modelowanie danych – Power BI oferuje zaawansowane funkcje modelowania danych, takie jak relacje między tabelami, kolumny obliczeniowe i miary, które w Excelu są dostępne w ograniczonej formie.

Do jakich źródeł danych możemy podłączyć Power BI?

Power BI jest kompatybilny ze środowiskiem Microsoftu. Jest to najbardziej popularne obecnie narzędzie Business Intelligence.
Power BI umożliwia podłączenie do różnych źródeł danych, w tym:
-Bazy danych lokalne i w chmurze, takie jak SQL Server, Azure SQL Database, Oracle, MySQL, PostgreSQL.
-Usługi w chmurze, np. Microsoft Azure, Google BigQuery, Amazon Redshift, Salesforce, Dynamics 365, SharePoint Online.
-Pliki, w tym Excel, CSV, XML, JSON, PDF oraz pliki programu Power BI Desktop (PBIX).
-Inne źródła, jak strumienie danych w czasie rzeczywistym, OData, Hadoop HDFS, SAP, tabelki HTML z internetu.

Jakie oszczędności generuje firma, inwestując w Power BI?

Koszty możemy podzielić na dwie grupy, w zależności od rodzaju licencji oraz bezpośredniego kosztu wdrożenia. Płatne wersje zaczynają się od 10$ za użytkownika miesięcznie, są również wersje droższe przeznaczone dla większych podmiotów. Koszt wdrożenia zaczyna się od kilkunastu tysięcy złotych i jest zależny od poziomu skomplikowania raportów.
Wdrożenie automatyzacji raportowania składa się z budowy spersonalizowanego modelu danych, który później jest dostosowywany do potrzeb firmy. Implementacja automatyzacji raportowania przy użyciu Power BI znacząco redukuje czas i zasoby potrzebne na manualne przygotowanie raportów. Wdrożenie systemu ewidencji czasu pracy, zintegrowanego z bieżącym systemem raportowania, ułatwia zarządzanie zasobami ludzkimi i płacami.
Klienci korzystający z usług Value Finance mogą liczyć na wsparcie dedykowanego zespołu specjalistów BI oraz, opcjonalnie – CFO. Dostęp do ekspertów zapewnia bieżące wsparcie, utrzymanie oraz rozwój wdrożonych narzędzi. Regularne przygotowywanie raportów i ich omawianie w formie wideo pozwala na głębsze zrozumienie danych i efektywniejsze zarządzanie firmą. Utrzymanie automatyzacji raportowania to niewielka kwota w porównaniu do tradycyjnego raportowania i kosztu wynagrodzeń działu controlingowego w firmie. Jest to duża oszczędność czasu.
Dodatkowo, analizy ad hoc i wsparcie w decyzjach finansowych oferowane przez CFO pozwalają na lepsze zarządzanie ryzykiem i optymalizację kosztów. Dyrektor finansowy przy zaledwie kilku godzinach tygodniowo może wyciągnąć odpowiednie wnioski z otrzymanych raportów. Jest to rozwiązanie skierowane do firm, które chcą poprawić swoje procesy decyzyjne i operacyjne, mając jednocześnie dostęp do profesjonalnego wsparcia i doradztwa.